Neumann Business Review
Vol 6 N° 1 | Junio 2020 p 54 - 74 ISSN: 2412-3730 DOI:http://dx.doi.org/10.22451/3006.nbr2020.vol6.1.10045
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Escuela de Postgrado Neumann Business School
Implementación de Sap Business One Utilizando la
Metodologia Kaizen en las Mypes en el Sector Automotriz
Sap Business One Implementation Using the Kaizen Methodology
Implementation of Sap Business One Using the Kaizen Methodology In
Mypes in the Automotive Sector
Evelyn Trinidad Montero Zúñiga
1
1
Dra. en Ciencias Contables y Financieras, Universidad Jorge Basadre Grohmann, Tacna, Perú.
E-mail: emonteroz@unjbg.edu.pe
Recepción: 18/02/2020. Aceptación: 10/05/2020. Publicación: 30/06/2020
Evelyn Trinidad Montero Zúñiga1
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Las medianas y pequeñas
empresas (MYPES) del sector automotriz
requieren la mejora continua para efectos
de lograr la competitividad a
consecuencia de la globalización en los
negocios que avanza a pasos
agigantados, llevándonos a agilizar los
procesos contables y financieros para
obtener la información en tiempo real y
tomar decisiones con el objeto de
incrementar la productividad, patrimonio y
control de las operaciones, logrando el
posicionamiento de la empresa.
Esta es una investigación aplicada
con un diseño experimental. Se basa en
la implementación de SAP BUSINESS
ONE (Sistemas, Aplicaciones y
Productos en Procesamiento de datos) y
la utilización de la metodología Kaizen en
los diferentes procesos y operaciones
que realizan las medianas y pequeñas
empresas (MYPES) del sector automotriz
en las actividades de venta y servicio de
mantenimiento de vehículos nuevos. La
implementación y adaptación se ejecutó
en un periodo de un año, se efectuó en
tres etapas, en la primera se analizó la
información del sistema contable, los
procesos utilizados, volumen de
operaciones, equipo de trabajo,
tecnología actual y formas de pensar de
todos los colaboradores de la empresa.
En la segunda etapa, la información
obtenida permito fijar los objetivos de la
implementación que se pretende logar.
En la tercera etapa, desarrollo,
interpretación y análisis estadístico de los
resultados obtenidos revelaron que la
implementación contable de SAP
BUSINESS ONE utilizando la
metodología Kaizen fue satisfactoria, lo
que queda ampliado y demostrado en el
acápite del desarrollo, análisis,
resultados y Conclusiones.
Palabras clave: Implementación SAP
Business One, Metodología Kaizen,
Procesos, Aplicaciones y Mejora
Continua, pequeñas y medianas las
medianas y pequeñas empresas
(MYPES) del sector automotriz
RESUMEN
Implementación de Sap Business One Utilizando la Metodologia Kaizen en las Mypes en el Sector Automotriz
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Companies require continuous
improvement for the purpose of achieving
competitiveness as a result of
globalization in business that advances
by leaps and bounds, leading us to
streamline accounting and financial
processes to obtain information in real
time and make decisions in order to
increase the productivity, equity and
control of operations, achieving the
positioning of the company.
This is an applied research with an
experimental design. It is based on the
implementation of SAP BUSINESS ONE
(Systems, Applications and Products in
Data Processing) and the use of the
Kaizen methodology in the different
processes and operations carried out by
companies in the automotive sector in the
activities of sale and maintenance of new
vehicles. The implementation and
adaptation was executed in a period of
one year, it was carried out in two stages,
in the first one the information of the
accounting system, the processes used,
volume of operations, work team, current
technology and ways of thinking of all
were analyzed Company employees. In
the second stage, the information
obtained allows me to set the objectives
of the implementation that is intended to
be achieved. In the third stage, the
interpretation and statistical analysis of
the results obtained revealed that the
accounting implementation of SAP
BUSINESS ONE using the Kaizen
methodology was satisfactory, which is
expanded and demonstrated in the
section on development, analysis, results
and Conclusions..
Key Words: SAP Business One
Implementation, Kaizen Methodology,
Processes, Applications and Continuous
Improvement, small and medium
enterprises.
ABSTRACT
Evelyn Trinidad Montero Zúñiga1
57
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Hoy en día se deben aplicar
tecnologías innovadoras y herramientas
ideales para cubrir todas las necesidades
de la gestión empresarial.
SAP Business One (Sistemas,
Aplicaciones y Productos en
Procesamiento de datos) es un potente
sistema informático, que sirve para
brindar información, gestionando de
manera integrada los recursos
financieros, recursos humanos, canales
de ventas, procesos de logística y
manejo de stock. Todas las tareas en el
sistema están identificadas con un código
de transacción, los registros de datos se
almacenan y procesan
centralizadamente, para de esta forma
evitar redundancias y para que todas las
aplicaciones utilicen la misma
información.
En el desarrollo de este artículo
se le denominara SAP.
En la implementación de SAP, nos
lleva a la búsqueda de una metodología
que envuelva la gestión, mejora continua
en los procesos, reduciendo o eliminando
actividades repetitivas, con la
participación de todo el personal más la
gerencia. En la actualidad una de las
metodologías que se basa en el
mejoramiento continuo y desarrolla
cultura participativa de todos los
integrantes de una empresa
es Kaizen.
1
(Imai, 2000)
La implementación de SAP
utilizando la metodología Kaizen en las
medianas y pequeñas (MYPES) del
sector automotriz, constituye un proceso
de automatización que busca la
incorporación de la información contable,
gestión financiera, gestión de almacén,
gestión de clientes y gestión de
producción a los diferentes procesos de
una entidad, exponiéndola de manera
clara y sencilla para ser interpretada por
los interesados. Con la utilización de la
metodología Kaizen la empresa se
somete al proceso de la mejora continua
de la gestión y producción con
constancia, disciplina y participación de
todo el equipo de trabajo.
En el desarrollo de la
implementación de SAP en las medianas
1
El método Kaizen es un sistema de gestión que está
orientado a la mejora continua de procesos en busca de
erradicar todas aquellas ineficiencias que conforman un
sistema de producción.
INTRODUCIÓN
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y pequeñas (MYPES) del sector
automotriz, se encontraron con las
siguientes interrogantes:
¿Cómo y cuándo comenzamos?
¿Cómo manejamos los riesgos del
proyecto y del propio negocio durante la
implementación?
¿Cuáles son los procesos a modificar o
eliminar?
¿Cómo formamos al personal interno en
la aplicación de SAP (Sistemas,
Aplicaciones y Productos en
Procesamiento de datos)?
¿Cómo aseguramos el éxito de la
implementación?
¿Qué va a pasar con la información
actual?
¿Qué metodología permite llevar la
ejecución de la implementación por
etapas que mejoren la calidad y
completen las tareas a tiempo?
Para responder a las interrogantes
planteadas se planifico un plan maestro
con reuniones de trabajo (workshops),
donde se capacitó al personal
involucrado en el concepto de SAP
(Sistemas, Aplicaciones y Productos en
Procesamiento de datos).
Se determinó que la metodología
para la implementación sería la del
sistema Kaizen, la cual proporciona a las
medianas y pequeñas (MYPES) del
sector automotriz una filosofía de mejora
continua de todos los procesos de la
entidad a través de herramientas como:
Justo a tiempo (Just in time – JIT),
Mantenimiento productivo total (MPT),
Sistema de sugerencias,
Y la aplicación de las nueve Ss,
comenzando por el sitio de trabajo de las
diferentes áreas de las medianas y
pequeñas (MYPES), teniendo en cuenta
las Ss de: organización (Seiri), Orden
(Seiton), Limpieza (Seiso), Continuando
con las Ss que se relacionan con el
personal directamente, como el bienestar
personal (Seiketsu), disciplina y hábito
(Shitsuke), constancia (Shikari),
compromiso (Shitsukoku), y finalmente
las que corresponden al desarrollo del
trabajo en equipo en la operatividad de la
empresa, como la coordinación (Seishoo)
y estandarización (Seido).
Evelyn Trinidad Montero Zúñiga1
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Por tal razón, la alta gerencia de
las medianas y pequeñas empresas
(MYPES) del sector automotriz en
estudio, aplicaron políticas de manera
clara y precisa en la etapa de la
implementación, determinando que los
procesos y actividades que deberían ser
mejorados se orientan a:
En primer lugar, a la definición de
roles y gestión del proyecto por módulos.
(Bussiness Blueprint)
2
En segundo lugar, al flujo de la
información financiera y contable con
disponibilidad de datos en tiempo real.
En tercer lugar, a la eliminación de
todo tipo de actividades que no
agregaban valor, concluyendo con la
entrada en vivo.
Imai, M., (2000). Kaizen: La Clave
de la Ventaja Competitiva Japonesa.
Traducido por Alfonso Vasseur W. 13ª
2
Es entender las metas del cliente y determinar los
procesos de negocio necesarios para cumplir las
mismas. En una reunión de Revisión Ejecutiva, se
discutirán las metas del grupo, la estructura
organizacional y los procesos de negocio de alto nivel.
ed. México, MX: Editorial Continental,
298p.ISBN 968-66-1128-8.
Moreno, M. (2010). El método
kaizen para el mejoramiento contínuo.
Recuperado de
https://www.elblogsalmon.com
SAP Bussines One (2014). Manual
de Implementación y soporte. (Ver.
Col96).Release 9.0. Strat Perú.
SAP Bussines One (2014). Manual
de Contabilidad. (Ver. Col96).Release
9.0. Strat Perú.
SAP Bussines One (2014). Manual
de Logistica. (Ver. Col96).Release 9.0.
Strat Perú.
SAP Bussines One (2014). Manual
de Finanzas. (Ver. Col96).Release 9.0.
Strat Perú.
TIPO DE INVESTIGACIÓN
La investigación en de tipo
aplicativo, con un diseño experimental,
porque se generó conocimiento de la
mejora continua con aplicación directa en
los procesos de las medianas y
pequeñas empresas (MYPES) del sector
automotriz.
REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA
MATERIALES Y MÉTODOS
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DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
El diseño de investigación es
experimental, porque en la
implementación se identificó, cuantifico
los procesos y aplicaciones de la
información emitida por todas las áreas
de las medianas y pequeñas empresas
(MYPES) del sector automotriz, aplicando
pruebas para lograr mejores resultados
en cuanto al tiempo y costo de la
operatividad.
POBLACIÓN, MUESTRA Y ÁMBITO DE
ESTUDIO
Población de estudio
La población del estudio estuvo
conformada por 12 las medianas y
pequeñas empresas (MYPES) del sector
automotriz del sector automotriz de la
ciudad de Tacna
3
.
Muestra de estudio:
La muestra es el 25% de la
población, conformada por 03 las
medianas y pequeñas empresas
(MYPES) del sector automotriz del sector
automotriz de la ciudad de Tacna.
3
Tacna (San Pedro de Tacna) ciudad fronteriza,
ubicada en la costa sur del Perú.
Ámbito de estudio:
El ámbito de estudio son las 12 las
medianas y pequeñas empresas
(MYPES) del sector automotriz del sector
automotriz de la ciudad de Tacna
MÉTODOS, HERRAMIENTAS Y
TÉCNICAS
Las metodologías empleadas para
el proceso de investigación que nos
permitió tener seguridad de los
resultados a obtener fueron: el método
científico, método inductivo y deductivo.
En la implementación de SAP
4
se utilizó
la metodología Kaizen. Método que
sobresale por ser aplicable a todo nivel
en el mundo de los negocios;
caracterizándose por desarrollar una
cultura de mejora continua, además
permite la participación a todos los
trabajadores, desde la alta gerencia
hasta el personal de limpieza.
La implementación se realizó en el
periodo de un año a través de las
siguientes etapas:
4
SAP Business One software de gestión empresarial
integrado, que ofrece de manera accesible la
administración de todo negocio, brindado una
visibilidad y control en cada aspecto de las
operaciones, fortaleciendo la estructura interna y
elevando la imagen de la empresa.
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Etapa 1.- Análisis de la
información contable, procesos, volumen
de operaciones, equipo de trabajo,
tecnología actual y formas de pensar del
personal de las medianas y pequeñas
empresas (MYPES) en estudio.
Para el desarrollo de esta etapa se
realizó la:
. Preparación inicial. - Planificación
general del proyecto, definición del
plan maestro y reuniones de trabajo
(workshops). Donde se exponen los
datos finales del anterior sistema e
información inicial que se van a
ingresar en SAP, como: plan de
cuentas, lista codificada de las
existencias, clientes, proveedores,
empleados, obreros, saldos por
cobrar, por pagar, entre otras que se
solicite. Todo lo expuesto se realiza
con el apoyo de una empresa
consultora de SAP
5
.
En la preparación inicial se
conforman los equipos de trabajo, un
5
Empresas asesoras que cuenta con profesionales
certificados en proveer soluciones y servicios de alta
tecnología para la implementación del SAP,
proporcionando una adecuada asesoría e innovación
tecnológica durante las etapas de implementación,
post-implementación y mantenimiento.
equipo encargado de la
implementación y otro de la
administración del cambio.
Al equipo de trabajo encargado
de la implementación se integra el
personal experto en los procesos de
cada área y con capacidad de
decisión en relación a los cambios de
la operatividad de las medianas y
pequeñas empresa (MYPES) en
estudio.
En el equipo de trabajo
encargado de la administración del
cambio, participan la gerencia,
administradores, supervisores o jefes
de área, los cuales deben demostrar
liderazgo y compromiso en la
implementación del SAP.
Etapa 2.- Fijar los objetivos de la
implementación de SAP
Se fijaron los objetivos de la
implementación mediante el:
Bussiness Blueprint. – Plan de
negocio o denominado bussiness
blueprint, se desarrolla en una
reunión de lanzamiento de la
implementación, la cual no es
exclusiva para la gerencia, sino
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también para personal involucrado.
En la reunión de lanzamiento se
determinan los objetivos, estructuras
y procesos que las medianas y
pequeñas empresas (MYPES) en
estudio van a desarrollar, mediante la
definición de roles y gestión del
proyecto por módulos.
Paso seguido se expone un
borrador del plan del proyecto donde
se detallan los objetivos y procesos
que utilizaran en el futuro en las
diferentes áreas o líneas de negocio
las medianas y pequeñas empresas
(MYPES) finalizando con la
aprobación del proyecto.
Etapa 3.- Desarrollo, interpretación y
análisis estadístico de los resultados
obtenidos
Realización. – Se desarrollan los
programas, interfaces, perfiles
definitivos, documentación técnica y
de parametrización tomando como
base las necesidades de las
medianas y pequeñas empresas
(MYPES) en esta etapa se refleja la
organización de los procesos,
retroalimentación de la información,
reportes, mecanismos de seguridad
de la información y usuarios que
manejara la información en las
diferentes áreas.
Preparación Final. – Se ejecutan
las pruebas de aceptación de los
diferentes procesos y en las
diferentes áreas, aprobación de
manuales del usuario,
documentación electrónica, emisión
electrónica de reportes financieros
con fines legales y tributarios.
Entrada en vivo. - Soporte, Gestión
de incidencias, interpretación,
análisis estadístico de los resultados
y aprobación final. Monitoreado por
entrevistas constantes al personal
involucrado, sobre su
desenvolvimiento en la operatividad
en un ambiente SAP.
La implantación de SAP, se
desarrolló en las diferentes áreas como:
Finanzas, En esta área, la implantación
de SAP, se prepara para la
administración y contabilización
automatizada de los procesos diarios de
adquisiciones, consumo y venta de los
recursos necesarios para la operatividad
de las medianas y pequeñas empresa
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(MYPES) distribuyendo y controlando
dichos procesos a través de la
centralización de la información contable
en tiempo real, manteniendo en reserva
los reportes financieros electrónicos en
una sola base de datos, generando una
red de comunicación de manera
inmediata con todas las líneas
productivas.
Se toma como estándar de
cumplimiento el Tiempo, buscando
integrar todos los procesos operativos
según las normas internas, legales y
tributarias vigentes.
Según el estándar de
cumplimiento del área de finanzas en el
momento de la implementación de SAP,
se considera los siguientes procesos:
Ingreso de información integrada y
datos maestros.
6
Gestión de saldos (por cobrar y
pagar)
Declaración de impuestos
Emisión de libros y registros
electrónicos.
Emisión de estados financieros en
tiempo real
6
Datos generales que son comunes a todas las
operaciones.
Servicios, área que se dispone a
desarrollar el proceso de recepción a
través de un centro de llamadas y el
portal Web. En la prestación del servicio
automotriz se proporciona a los clientes
en primer lugar información sobre el
conjunto de catálogos de las
prestaciones del servicio, plan de
mantenimiento preventivo o correctivo,
petición de oferta, pedido u hoja de
entrada de servicios, catálogos de
repuestos, materiales de taller,
presupuesto, calendarización del servicio
y medio de pago. Toda la información
recaudada se almacena y se envían a
todas las áreas de negocio involucradas.
Teniendo como usuarios al usuario
Profesional – FULL, el cual es el gerente
del área de servicios, al usuario CRM -
VIEw, quien se relaciona directamente
con los clientes y el Master Kaizen -
FULL, quien verifica la mejora continua
de los procesos en la prestación del
servicio automotriz.
Se toma como estándar de
cumplimiento la calidad del servicio, en
los siguientes procesos:
Tiempo del servicio
Satisfacción al cliente
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Eliminación de procesos repetidos
Reducción de despilfarros (Horas/
hombres, materiales, equipos,
energía y local).
Ventas, área estructurada para optimizar
la captación, manejo y seguimiento de los
clientes. Clasificándolos por el perfil y
características obtenidas mediante
preguntas establecidas como: el
presupuesto, tiempo de decisión, agenda
de atención, forma de pago, contado,
crédito o leasing, como contactarlo en
futuras opciones de venta (teléfono o
redes sociales). Toda la información
captada se almacenan en una base de
datos, maximizando las relaciones
comerciales desde la pre venta, venta y
post venta del servicio automotriz así
como la venta de repuestos y vehículos
nuevos.
Tomando como estándar de
rendimiento a indicadores comerciales
como:
Objetivos de venta
Captación de nuevos clientes
Número de servicios efectuados
Número de pedidos (repuestos)
Cantidad de llamadas con cierre de
venta
Recursos humanos, área
planificada para procesar y registrar los
datos específicos, generales e
información asociada como: permisos,
vacaciones, faltas, memorandos, control
de asistencias, cuenta bancarias de
sueldos y salarios, entre otros que se
necesite del equipo de trabajo, Así como
también la gestión del personal, la
liquidación de haberes, el desarrollo y
capacitación del personal.
Permitiendo un almacenamiento
efectivo y una correcta administración de
los datos del personal. Las pequeñas y
medianas empresas (MYPES), desde la
gestión de su organización, puede
adecuar la estructura organizacional, a
una o varias unidades de negocio.
La información se carga por
empleado y obrero donde se registrarán
todos los datos necesarios que se
requiera, clasificando al personal por
área, es decir, finanzas, ventas, servicios
u otra línea de producción.
Evelyn Trinidad Montero Zúñiga1
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En esta área se tomó como
estándar de cumplimiento el tiempo de
elaboración de los siguientes procesos:
Planilla del personal
Beneficios sociales
Liquidación de capacitación
Calculo de horas extras
Registro de asistencia digital
Tiempo de adaptación (resistencia
al cambio)
Herramientas:
En la implementación del SAP, la
metodología kaizen permitió utilizar
herramientas como:
a) Justo a tiempo (Just in time –
JIT), mediante el uso de esta
filosofía tomada como herramienta
se eliminó todo tipo de actividades
y recursos que no agregaban
valor, como operaciones
repetitivas, almacenaje de
existencia obsoleta, compras de
stock innecesario y maquinarias
descontinuadas por el avance
tecnológico.
b) Mantenimiento productivo total
(MPT), para la implementación del
SAP en las pequeñas y medianas
empresas (MYPES) se realizó el
mantenimiento de las instalaciones
de la exhibición y venta de
vehículos, equipos que prestan el
servicio automotriz, software,
redes y equipos de cómputo.
Antes de iniciar con el
proceso del mantenimiento
productivo total, se convocó al
personal a participar en charlas de
motivación para lograr un cambio
en la mentalidad sobre el manejo,
mantenimiento y prevención de
fallas de las instalaciones,
Maquinaria y equipo. Las charlas
de motivación se realizaron con el
personal administrativo, de ventas
y los involucrados directamente
con la prestación del servicio
automotriz.
Se efectuó en tres procesos:
1. Mantenimiento y
reparación, basada en la
reparación.
2. Mantenimiento preventivo,
cuyo objetivo es descubrir o
prevenir fallas, una vez
detectadas, se procede a la
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reparación y registro de la
avería, para tener un
historial de mantenimiento.
3. El seguimiento del
mantenimiento, donde se
monitorea la maximización
de la efectividad del equipo
e instalación durante toda la
vida del mismo.
c) Sistema de sugerencias, Los
gerentes y supervisores motivaron
a todo el personal para que
suministren sugerencias
individuales o colectivas, sin
importar lo pequeña que sean.
Las sugerencias se
plantearon en función a la
situación actual, el cambio de sus
labores con la implementación del
SAP, horarios, gestión de
compras, ventas, inventarios y
reparaciones innecesarias.
d) Aplicación de las nueve Ss.
- De sitio de trabajo
Seiri, clasificación,
Seiton, orden,
Seiso, limpieza
Mediante la implementación
se capacitó a todo el personal,
para que mantenga solo lo
necesario en su puesto de
trabajo de manera ordenada y
limpia evitando el desperdicio o la
carencia, clasificando el uso los
recursos, materiales y útiles de
escritorio en: uso inusual, uso
ocasional y uso frecuente, de tal
forma que permite encontrar
rápidamente los recursos a
utilizar, optimizando el espacio
del área finanzas, área de
servicios (taller automotriz,
módulo de repuestos y planchado
y pintura), ventas y el área de
personal.
- De persona
Seiketsu, bienestar personal,
SHitsuke, disciplina y hábito,
Shikari, constancia,
Shitsukoku, compromiso
Se aplicaron entrevistas
motivacionales a todos los
integrantes de las medianas y
pequeñas empresas (MYPES) en
estudio, con el propósito de
identificar y modificar problemas
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emocionales y conductuales en el
desarrollo de las actividades
cotidianas en su puesto de
trabajo.
Las entrevistas
motivacionales permitieron
empatizar con el personal,
mediante la escucha reflexiva
7
sobre su bienestar personal,
hábitos, disciplina y constancia
en sus labores, al mismo tiempo
determinar el compromiso que
tiene con la empresa y la
resistencia al cambio en la
implementación del SAP.
- De trabajo en equipo.
Seishoo, coordinación
Seido, estandarización.
Se instruyó al personal en la
relación de interdependencia para
la realización de la operatividad de
las labores del día a día, con la
intensión que entiendan que las
actividades laborales de baja
complejidad son de carácter
7
Conocida como la escucha activa es una técnica de
comunicación, tiene como objetivo validar la opinión
como persona para mostrar una aceptación de sus
pensamientos y sentimientos.
individual y las complejas se
deben efectuar necesariamente en
equipo respetando las normas
internas, delegación de funciones
según sus capacidades, toma de
decisiones, solución de conflictos y
liderazgo eficaz.
Técnicas:
Se utilizaron las técnicas de:
Observación, de los procesos actuales
de las medianas y pequeñas empresas
(MYPES) del sector automotriz en
estudio para establecer su operatividad y
mejora.
Encuesta, designadas a todo el
personal involucrado de las medianas y
pequeñas empresa (MYPES) en estudio,
para determinar sus opiniones sobre
trabajo en equipo, mejora continua y
resistencia al cambio.
Entrevistas motivacionales, aplicadas
al personal de las empresas en estudio,
identificando problemas de conducta y
factores externos e internos que influyen
en el desarrollo de sus funciones
laborales.
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RESULTADOS
Análisis documental, se aplicó a todas
las operaciones y procesamientos de
datos. Los documentos que sustentan el
análisis cumplen los criterios de proveer
información de cada proceso y área.
Según los resultados las
medianas y pequeñas empresas
(MYPES) del sector automotriz lograron
optimizar los procesos de las áreas
donde se efectuó la implementación, lo
cual queda demostrado en los
siguientes cuadros de evaluación:
Tabla 1. Área: Finanzas (proceso contable)
PROCESOS
EFECTIVIDAD
(estándar de cumplimiento: Tiempo)
Antes de la
implementación
Después de la
implementación
Ingreso de información integrada y datos maestros
65%
98%
Gestión de saldos (por cobrar y pagar)
70%
90%
Declaración de impuestos
89%
98%
Emisión de libros y registros electrónicos
80%
100%
Emisión de estados financieros en tiempo real
70%
95%
En la tabla 1. Área de finanzas
(proceso contable), se muestra la
efectividad de la implementación de
SAP, utilizando la metodología Kaizen,
con resultados favorables en el en la
optimización del tiempo del Ingreso de
información integrada y datos maestros,
con un porcentaje de mejora del 98%
después de la implementación en
comparación del 65% de efectividad
antes de la implementación, en la
gestión de saldos, antes de la
implementación un porcentaje del 65%,
después de la implementación se
mejoró al 90%, de igual forma la
declaración de impuestos de optimizo al
98%, después de la implementación y
finalmente la emisión de estados
financieros se logró una efectividad del
95%.
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Tabla 2. Área: Servicios
PROCESOS
EFECTIVIDAD
(estándar de cumplimiento: calidad del servicios)
Antes de la
implementación
Después de la
implementación
Tiempo del servicio
75%
79%
Satisfacción al cliente
65%
73%
Eliminación de procesos repetidos
71%
80%
Reducción de despilfarros (Horas/ hombres, materiales, equipos,
energía y local).
74%
88%
En la tabla 2. Área servicios, se
muestra la efectividad de la
implementación de SAP , utilizando la
metodología Kaizen, con resultados
favorables en la optimización del tiempo
de la prestación del servicio hasta en un
79% después de la implementación, en
la satisfacción al cliente se logró mejorar
hasta en un 73%, en la eliminación de
procesos repetidos se hizo posible una
efectividad hasta el 80%, finalmente la
reducción de despilfarros de
horas/hombre, materiales de equipo,
energía y local se determinó una
efectividad hasta el 88% después de la
implementación.
Tabla 3. Área: Ventas
INDICADORES
EFECTIVIDAD
(estándar de rendimiento: indicadores
comerciales)
Antes de la
implementación
Después de la
implementación
Objetivos de venta
80%
90%
Captación de nuevos clientes
80%
93%
Número de servicios efectuados
80%
94%
Número de pedidos (repuestos)
70%
88%
Cantidad de llamadas con cierre de venta.
83%
96%
En la tabla 3. Área de ventas, se
muestra la efectividad de la
implementación de SAP, utilizando la
metodología Kaizen, con resultados
favorables en el rendimiento de los
indicadores comerciales, como los
objetivos de venta hasta en 90% de
efectividad después de la
implementación, en la captación de
nuevos clientes, Numero de servicios
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DISCUCIÓN
efectuados, número de pedidos
(repuestos) y cantidad de llamadas con
cierre de ventas, muestra la efectividad
máxima lograda de 90%,93%,94%,88%
y 96% respectivamente.
DB
Tabla 4. Área: Recursos humanos
PROCESOS
EFECTIVIDAD
(estándar de cumplimiento: Tiempo)
Antes de la
implementación
Después de la
implementación
Planilla del personal
80%
95%
Beneficios sociales
80%
98%
Liquidación de capacitación
80%
93%
Calculo de horas extras
80%
98%
Registro de asistencia (digital)
80%
98%
Tiempo de adaptación (resistencia al cambio)
0%
15%
En la tabla 4. Área de recursos
humanos, se muestra la efectividad del
tiempo de la elaboración de la planilla
de personal, Calculo de los beneficios
sociales, Cálculos de la hora extra y el
registro de asistencia se determinó una
efectividad del 95%, 98%, 93%, 98%
respectivamente después de la
implementación. Finalmente se muestra
un porcentaje significativo del 15% de
personal que se resiste al cambio.
Después del análisis de los
resultados obtenidos de la
implementación de SAP (Sistemas,
Aplicaciones y Productos en
Procesamiento de datos) utilizando la
metodología Kaizen, se evidenció las
mejoras en las diferentes áreas de las
medianas y pequeñas empresas
(MYPES) en estudio, del sector
automotriz, observando que la
implementación realizada y la aplicación
de pruebas continuas, muestran logros
significativos en cuanto a la
automatización de procesos, tiempo y
cumplimiento de indicadores
comerciales.
Al definir con exactitud los
procesos, administración y
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Escuela de Postgrado Neumann Business School
contabilización automatizada, se dispone
de información financiera y tributaria
fiable en tiempo real, con resguardo y
transferencia de la misma a otras áreas,
generando la comunicación inmediata en
el proceso del ingreso de información
integrada, maximizando su efectividad,
combinando la información actualizada
en la gestión de saldos (por cobrar y
pagar) declaración de impuestos, emisión
de libros y registros electrónicos y
finalmente la emisión de estados
financieros.
La efectividad en la calidad del
servicio se logró desde el primer contacto
con los clientes en la recepción hasta la
post venta, quedando demostrado en los
resultados que se tenían antes de la
implementación con los resultados
después de la implementación en los
procesos del tiempo de servicios, en la
satisfacción al cliente, la eliminación de
procesos repetidos y la reducción de
despilfarros de horas/hombre, materiales
de equipo, energía y local. Llegando a
estándares que van desde un 79% a 88%
de cumplimiento en función al tiempo.
En el área de ventas, el estándar
de rendimiento en cuanto a los
indicadores comerciales se logró una
efectividad de los objetivos de venta,
captación de nuevos clientes, número de
servicios efectuados, número de pedidos
(repuestos) y la cantidad de llamadas con
cierre de ventas, en porcentajes que van
desde el 90% 94% 88% hasta el 96%
respectivamente, permitiendo manejar
todos los procesos asociados al ciclo de
venta.
En el área de recursos humanos,
el estándar de cumplimiento en función al
tiempo, de la elaboración de la planilla de
personal, Calculo de los beneficios
sociales, liquidación de capacitación,
cálculos de la hora extra y el registro de
asistencia. Se determinó una efectividad
que van desde un 95% hasta el 98%
después de la implementación.
Finalmente se muestra un porcentaje
significativo del 15%, indicador que
evidencia que existe personal que se
resiste al cambio.
Por lo tanto la implementación de
SAP Business One utilizando la
metodología Kaizen en las medianas y
pequeñas empresas (MYPES) en el
sector automotriz, admite la funcionalidad
global de los procesos en las diferentes
áreas de las empresas en estudio,
optimizando la información, haciéndola
Implementación de Sap Business One Utilizando la Metodologia Kaizen en las Mypes en el Sector Automotriz
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CONCLUSIONES
más accesible y reduciendo las interfaces
entre operaciones. El seguimiento a los
clientes, pedidos e información necesaria
hace posible que fluya la información
hacia las diferentes áreas en tiempo real
eliminando re procesos logrando una
efectividad y la mejora continua en los
estándares de cumplimiento e
indicadores comerciales, involucrando a
los empleados y obreros a través de la
sugerencias individuales o colectivas en
la operatividad de las medianas y
pequeñas empresas (MYPE) con el
pensamiento orientado al trabajo en
equipo, revisión periódica de todos los
procesos y solución de conflictos.
Para implementación de SAP
(Sistemas, Aplicaciones y Productos en
Procesamiento de datos) en las
medianas y pequeñas empresas
(MYPES) en estudio, se necesitó de una
metodología como Kaizen para el
mejoramiento de la gestión y los
procesos. Se realizó mediante la
ejecución de tres etapas, siendo la
primera de análisis de la información del
sistema contable, procesos utilizados,
volumen de operaciones, equipo de
trabajo, tecnología actual y formas de
pensar de todos los colaboradores de la
empresa. La segunda etapa,
consolidación de objetivos de la
implementación y la tercera etapa,
desarrollo, interpretación y análisis
estadístico.
De los resultados
alcanzados se determinó mayor
efectividad y mejora continua en los
estándares de cumplimiento e
indicadores comerciales, logrando un
flujo de información financiera, contable y
de gestión automatizada con
disponibilidad de datos en tiempo real,
eliminando todo tipo de actividades que
no agregaban valor a la operatividad de
las empresas en estudio.
La implementación planteada
permitió tener mayor efectividad en el
manejo de la información del área de
finanzas, optimalizando e integrando la
operatividad con otras áreas, mediante la
generación en el momento de reportes
electrónicos. Al definir con exactitud los
procesos, administración y
contabilización automatizada, se dispone
de información financiera y tributaria
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fiable en tiempo real, con resguardo y
transferencia de la misma a otras áreas,
generando la comunicación inmediata en
el proceso del ingreso de información
integrada, eliminando distancias y
maximizando su efectividad, combinando
la información actualizada en la gestión
rotación de saldos (por cobrar y pagar)
declaración de impuestos, emisión de
libros y registros electrónicos y finalmente
la emisión de estados financieros.
En el área de servicios, la
implementación de Sap Business One
utilizando la metodología kaizen en las
(MYPES) en el sector automotriz,
optimizó el tiempo de los servicios
prestados, garantizando, la satisfacción
al cliente, la eliminación de procesos
repetidos y la reducción de despilfarros
de horas/hombre, materiales de equipo,
energía e instalaciones. Permitiendo al
área de servicios interconectarse con el
área de finanzas a través de informes
detallados relacionados con la historia del
servicio automotriz de cada cliente,
siendo de utilidad para la acción de
mejora continua de los procesos y
gestión.
En los estándares de rendimiento
de los indicadores comerciales en el área
de ventas se logró alcanzar una
efectividad significativa en los objetivos
de venta, captación de nuevos clientes,
número de servicios efectuados, número
de pedidos (repuestos) verificando el
nivel del inventario antes de comprometer
las fechas de entrega al clientes y la
cantidad de llamadas con cierre de
ventas, permitiendo integrar e
intercambiar la información con otras
áreas.
Se máximo la capacitación del
personal en los nuevos procesos y
aplicaciones, pero también se observó
que un porcentaje del personal
involucrado le costó adaptarse o se
resistió al cambio de la nueva tecnología
implementada generando frustración y
enfado por temor al fracaso en el
desarrollo y cumplimiento de los nuevos
procesos.
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BIBLIOGRAFÍA
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